Factura rectificativa: qué es, para qué sirve y cómo hacerla
Los errores en la facturación son muy comunes entre los autónomos. Si has realizado una factura y de repente te das cuenta de que te has equivocado, ¡no te preocupes! Por grande que sea el error, tiene solución: la factura rectificativa.
En este artículo te explicamos todo lo que tienes que saber sobre la factura rectificativa: qué es, cómo hacerla y hasta te mostramos diferentes ejemplos!
Leyendo este artículo aprenderás:
¿Qué es una factura rectificativa?
Equivocarse en una factura es más común de lo que podamos creer pero más común es que el cliente final te pida que hagas cambios: en la denominación fiscal, los conceptos, cantidades, formas de pago, fechas o cualquier otro dato en relación a la transacción.
Una factura rectificativa es el documento donde se corrige o modifican los datos de la factura original. Este documento reemplaza a la original y es igual de válida en todos los aspectos. Únicamente sirve para no alterar la propia numeración de nuestras facturas y para que desde el área contable se tenga constancia de esta modificación.
📹 Vídeo explicativo: Ahora que ya sabes la teoría, es hora de que aprendas la práctica. Te proponemos a continuación que veas con tus propios ojos cómo puedes hacer una factura rectificativa de forma fácil y sencilla.
*El IVA no se aplica en Canarias, Ceuta y Melilla ya que en estos sitios disponen de un impuesto propio (IGIC e IPSI) – (Min: 04:25)
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¿En qué casos se debe utilizar una factura rectificativa?
Las facturas rectificativas se utilizan en ocasiones puntuales cuando hemos cometido un error en una factura o se nos solicita un cambio por la parte compradora pero hay otros casos más específicos que nos obligan a utilizarlas:
- Si no se cumple con los requisitos de los artículos 6 y 7 del Reglamento respecto a las obligaciones de facturación, habrá que realizar una factura rectificativa.
- Tendrás que expedir una factura rectificativa si se producen modificaciones en la base imponible del IVA debido a descuentos, alteraciones de precios, impagos, devoluciones u otros.
- Si se han calculado mal los impuestos relacionados.
Estas facturas rectificativas tendrán que efectuarse desde el mismo momento en el que se tenga constancia de estos cambios o circunstancias hasta 4 años después en el que se devengó el impuesto.
¿Cuándo debo emitir una factura rectificativa?
Debes hacerla en el mismo momento en que te des cuenta que has cometido un error en una factura. Eso sí, siempre que no hayan pasado más de 4 años desde la fecha de devengo de la misma, ya que superado este plazo de entrega ya no hará falta presentarla.
Requisitos de las facturas rectificativas
Para que una factura rectificativa sea válida debe de cumplir una serie de condiciones. Es importante que tengamos esto en cuenta para no incurrir en problemas con contabilidad o errores fiscales en nuestra declaración trimestral o anual. Los requisitos de las facturas rectificativas son:
- Debe de constar la condición de rectificativa con algún indicativo como la letra R delante del número de factura o delante del concepto.
- Descripción de la causa que ha provocado la rectificación. Podemos indicarlo en el concepto.
- Tiene que tener su serie de facturas paralela a la ordinaria.
- Datos que identifiquen a la factura o facturas rectificadas.
- Esta factura tiene que cumplir con los mismos requisitos que debe cumplir una factura genérica.
Aunque estos requisitos se puede aplicar a cualquier empresa o profesional, dependiendo del sector y las condiciones de cada emisor de facturas, estos datos podrían variar por lo que si tienes dudas debido a tu servicio o producto te recomendamos que los consultes con la Agencia Tributaria.
❗️DATO CLAVE: Puedes escoger la numeración que quieras para tus facturas rectificativas siempre que sea una secuencia distinta a la que utilizas en tus facturas ordinarias. Ahora bien, normalmente lo que se hace es añadir una R, REC o FR al principio en la serie de numeración.
Tipos de facturas rectificativas
Podemos distinguir entre dos tipos de facturas rectificativas. Conocerlas es importante para poder determinar cómo actuar en caso de que detectes un error:
- Factura rectificativa por sustitución: como su propio nombre indica, modifica cualquier dato que sea incorrecto en la factura. Por ejemplo: los datos del receptor de la factura o el tipo impositivo del servicio/producto.
- Factura rectificativa por diferencias: este tipo de factura rectificativa se emite cuando el error en la factura tiene que ver con algún importe de la misma, como por ejemplo un mal cálculo de la base imponible.
🔗 Ampliar información: si quieres saber más información sobre cómo anular una factura emitida te recomendamos que leas nuestros artículo.
¿Cómo hacer una factura rectificativa?
Además de conocer los requisitos que deben de tener este tipo de documentos, vamos a explicar cómo es el procedimiento de hacer una factura rectificativa paso a paso con el software de Quipu.
Paso 1: Crea la factura rectificativa
En Quipu este paso es muy sencillo ya que solamente debes de acceder a tu portal y pinchar sobre la pestaña “Ingresos”. Lo siguiente será buscar la factura que necesites rectificar utilizando los diferentes filtros. Una vez localizada la factura, pulsa sobre los tres puntos de la derecha y selecciona la opción: “Crear factura rectificativa”.
Paso 2: Cambia los datos de la factura rectificativa
Una vez tenemos la factura abierta debemos de proceder a cambiar los datos para crear la nueva factura, que será la realmente válida.
En primer lugar debemos de crear la serie en nuestra contabilidad o seguir la numeración que corresponda. En Quipu se especifica con una “C” delante del número de la factura, aunque este valor también lo podemos modificar si lo deseamos.
Después de indicar la numeración, debemos de indicar o modificar los datos del cliente si ha sido ese el fallo. Tenemos la opción de escoger el cliente que tenemos en la base de datos y modificar solamente algunos datos o cambiarlos todos creando un nuevo contacto.
Si nos hemos equivocado en la fecha de una factura o el cliente nos pide que la emitamos con otra fecha diferente, en el apartado de emisión de la factura podrás indicar la fecha que desees.
Si tenemos que cambiar el concepto, cantidades o impuestos de una factura, más abajo podrás hacer las modificaciones oportunas. En Quipu se muestra un valor negativo de forma automática en la base imponible. Si no se trata de una anulación de factura, si no una simple modificación de datos, podemos suprimir nosotros mismos ese valor negativo.
También podemos hacer otros cambios en las facturas rectificativas como el método de pago o la categorización de las mismas.
Paso 3: Guardar la factura rectificativa
Una vez hemos cambiado o modificado importes, datos de cliente, impuestos o fecha, es el momento de crear nuestra nueva factura. Solo tendrás que pulsar sobre “Crear factura” y se emitirá una nueva factura que ayuda a rectificar la anterior.
Aparecerá listada en tus ingresos y cuando vayas a realizar la declaración del trimestre o la anual, deberás de incluirla para que se tenga en cuenta como la factura válida.
¿Factura rectificativa o factura de abono?
Las facturas de abono son aquellas que deben de realizar algunos prestadores de productos o servicios cuando los clientes realizan devoluciones o cancelan algún servicio. A este cliente final se le debe de generar un documento que avale la transacción indicada.
Desde 2013 la factura de abono se considera un tipo de factura rectificativa ya que anula o corrige una factura ordinaria que ha sido emitida anteriormente. Las causas más comunes para tener que generar la factura de abono son por un error o cambio (modificación de base imponible, IVA o IRPF), devoluciones totales o parciales y recuperación del IVA de una factura impagada.
Por lo tanto, debido a este cambio en la denominación desde 2013 a la factura de abono se le pasa a llamar factura rectificativa.
Ejemplo de factura rectificativa
En el siguiente ejemplo, podemos observar una factura rectificativa en la que se ha modificado los datos de del proveedor y el importe de la base imponible.
Ejemplo de factura rectificativa para recuperar el IVA
Te mostramos un ejemplo de factura rectificativa para la recuperación del IVA. Es decir, el profesional ha autoliquidado ya el IVA correspondiente a esta factura, que no va a ser abonada. En este caso es necesario emitir una factura rectificativa para proceder a la solicitud de la devolución de este impuesto a la AEAT.
Programa de facturación: Cómo hacer una factura con Quipu
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