7 pasos para crear un presupuesto

Podemos pensar que un presupuesto es un mero trámite más a la hora de intentar conseguir un nuevo cliente. Pero saber cómo hacer un presupuesto correctamente puede añadir valor extra a nuestro equipo y empresa. Hay que saber qué incluir en el presupuesto, cómo detallarlo y cómo comunicarlo a nuestro cliente.

En este artículo vamos a ver cómo se hace un presupuesto paso a paso, qué datos se deben incluir y algunos consejos muy útiles a la hora de establecer cuál será el valor de tu trabajo. ¡Sigue leyendo!

Paso 1: Datos de la empresa o autónomo

Hay que identificar bien a la empresa o autónomo que realiza el prepuesto, por ello, el primer paso es añadir los datos fiscales, así como datos de contacto para que el cliente nos pueda comunicarse de forma rápida:

Denominación social o nombre.
NIF o DNI.
Domicilio fiscal.
Datos de contacto: teléfono o correo electrónico.

Paso 2: Datos del cliente que pide el presupuesto

De la misma forma que se identifica la empresa emisora del presupuesto, debe hacerlo la persona o empresa que lo pide:

Nombre y apellidos o nombre social.
Documento de identidad o NIF.
Dirección o dirección fiscal.
Forma de contacto, teléfono o email.

Paso 3: Añadir fechas

Es muy importante añadir la fecha de realización del presupuesto y su validez, ya que, si nuestro cliente decide aceptar el presupuesto mucho tiempo después y hemos subido los precios, la fecha indicará si el presupuesto sigue siendo válido o hay que realizar uno nuevo.

Además, como hemos indicado, añadir también los plazos del proyecto nos ayudará a clarificar con el cliente que se realizará en cada fase y como distribuiremos nuestro trabajo.

Paso 4: Descripción de fases y precios

Hay que dejar muy claro qué servicio estás presupuestando, qué materiales o productos necesitas y si es necesario la contratación de equipo extra. Dependiendo del tipo de proyecto o servicio que estés presupuestando, esta parte será más o menos larga.

No olvides incluir los precios justo al lado de cada fase, producto o servicio. Cuanto más se desglosen los precios, más claro le quedará al cliente y más transparente será el presupuesto.

Paso 5: Costes, impuestos y total

Una vez que hayas detallado todas las partes que debes incluir en tu presupuesto deberás de indicar el precio libre de impuestos, indicar los impuestos pertinentes y el total.

Si vas a incluir algún tipo de descuento o promoción no olvides añadirlo en este apartado.

Paso 6: Garantías y condiciones legales

Esto es muy importante para evitar abusos o malinterpretación del presupuesto por parte del cliente. Así estarás protegido en caso de problemas.

Esta parte es muy importante que la redactes y revises con su abogado o asesor para que no sean cláusulas abusivas y siempre cumplas con la legalidad.

Paso 7: Método de pago

Indica de forma clara y sencilla la modalidad de pago, transferencia o en efectivo, en caso de que tu cliente acepte el presupuesto, así como los tiempos para formalizar esos pagos en caso de que se dividan.

Herramientas para la creación de presupuestos

Actualmente existen múltiples herramientas que nos pueden ahorrar mucho tiempo a la hora de crear un presupuesto. Ten en cuenta que a la hora de gestionar tus presupuestos no solo tendrás que crearlos, sino que también necesitarás hacer un control del mismo y guardarlo, ya sea aceptado o no.

En este caso, te planteamos dos opciones igual de válidas, hacerlos a través de un programa o software de facturación o mediante una plantilla de Excel. A continuación, vamos a ver algunas de las ventajas de ambos modelos.

Software de facturación

La simplicidad es la clave en este tipo de programas. Un software que en pocos minutos te permita tener listo un presupuesto con todos los datos necesarios es fundamental a la hora de gestionar el trabajo. Además, gracias a este tipo de programas podrás:

Tener un registro de todos los presupuestos enviados.
Ahorrar tiempo, ya que si realizas nuevos presupuestos a clientes habituales tendrás guardados todos sus datos.
Consultar tu histórico de archivos para consultar precios, por ejemplo.
Enviar directamente el presupuesto al cliente, agilizando la validación.
Editar fácilmente tu presupuesto.
Darle seguimiento a tu presupuesto.
Convertir tu presupuesto en factura de forma rápida.

Plantillas de Excel

En el caso de que optes por una plantilla de Excel para redactar tus presupuestos tienes que tener en cuenta tanto sus ventajas como los inconvenientes que puede derivar este método.

Es una herramienta muy fácil de usar, sin coste mensual y con la que no necesitas conexión a Internet.
Puedes crear presupuestos con plantillas personalizadas.
Te da la posibilidad de convertir tus datos en gráficos.
Te permite hacer cálculos de forma rápida y sencilla.

Sin embargo, si optas por plantillas en Excel, puede ser que:

Si no eres experto a la hora de usar este programa cometas errores en los cálculos.
Además, necesitarás mucho tiempo para su configuración.
No es una herramienta demasiado flexible.
Puede que vaya más lenta si intentas trabajar con un gran volumen de datos.

Otra opción parecida a la plantillas de Excel puede ser utilizar un generador de presupuesto online.

Ejemplo de un presupuesto

Ahora que ya sabes cómo hacer un presupuesto, vamos a ver un ejemplo real donde aplicaremos toda la teoría explicada hasta el momento. Vamos a comenzar por los tres primeros pasos, más sencillos, antes de pasar a la parte más engorrosa del presupuesto.

Lo primero que debes hacer es añadir los datos identificativos, tanto de tu empresa como del cliente que pide el presupuesto. No olvides añadir las formas de contacto en cada caso. Además, es muy importante indicar la fecha de realización del presupuesto y su fecha límite o de validez.

Ahora pasamos a especificar cada una de las fases de nuestro trabajo. No olvides incluir todo lo necesario y especificar cada detalle: servicios que deben de realizarse, materiales, herramientas y productos que van incluidos, tiempos de realización y personal implicado.

Por último, debes incluir los precios, sin impuestos y con impuestos, y el coste total. Indica también las cláusulas legales o condiciones para evitar futuros problemas y no olvides incluir tu método de pago, así como fechas si se divide.

TIP: Con un programa como Quipu puedes crear presupuestos de manera más simple y tener siempre la información de tus clientes guardada para no volver a introducirlos
Una vez creados tus presupuestos puedes darle mejor seguimiento a través de un panel donde verás todos los presupuestos y su estado.
Si haces click sobre cualquiera de ellos, tendrás siempre la información del presupuesto y la posibilidad de convertirlo instantáneamente en factura
De esta forma te evitas crear manualmente la factura y te ahorras tiempo de gestión cada vez que un presupuesto se aprueba, consiguiendo tener todo el proceso de venta siempre visible y referenciado