¿Cómo anular una factura mal emitida?
Todos podemos equivocarnos alguna vez, también a la hora de hacer facturas. No hay que preocuparse, errar es humano y los errores en las facturas son algo normal. Afortunadamente, existen soluciones para anular una factura emitida.
En este artículo aprenderás cómo anular una factura emitida a partir de dos métodos posibles: las notas de crédito y las facturas rectificativas. Conocerás los aspectos importantes de cada una de estas soluciones para anular una factura y sabrás cuál de ellas es mejor según tu situación.
En este artículo aprenderás:
¿Es posible eliminar facturas mal emitidas?
El Real Decreto 1619/2012, por el que se regulan las obligaciones de facturación en España, establece que las facturas originales no se pueden modificar ni eliminar. Esto es así porque la factura es un documento vinculante que no solo figura en tu registro o base de datos, también forma parte del registro de tu cliente y de Hacienda.
De esta forma, aunque envíes la factura a la papelera de reciclaje o la pases por una trituradora, no servirá de nada y no se eliminará. Es por eso que, en caso de cometer algún error, hablamos de anular la factura y no de eliminarla.
¿Qué opciones hay para anular una factura emitida?
Si una factura emitida contiene un error o no cumple con los requisitos de la operación comercial debemos dejarla intacta y sin modificaciones. Lo que haremos para enmendar el error será crear un nuevo documento que sirva de corrección y con el que podremos anular la factura original a posteriori.
Solo existen dos formas legales y efectivas de anular una factura emitida: esto se hace a través de las facturas rectificativas o notas de crédito.
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Factura rectificativa para anular facturas
La factura rectificativa es un documento que sirve para corregir o modificar datos de una factura ordinaria ya emitida. Algunos motivos para emitir este tipo de facturas pueden ser datos incorrectos, errores en el cálculo de los importes o del IVA o falta de información relevante .
De esta forma, ya no solo se anulan los datos de la factura con errores sino que, como su propio nombre indica, esta factura rectifica los datos de la factura anterior. Es por eso que, además de utilizarse para anular una factura emitida o modificarla, también sirve para hacer una devolución o recuperar el IVA de una factura impagada.
Es importante destacar que este tipo de documento se utiliza en facturas con el IVA ya liquidado y que, por lo tanto, ya no pueden anularse con una nota de crédito.
Aspectos importantes sobre las facturas rectificativas
¡Rectificar es de sabios! Pero hay que hacerlo bien para tenerlo todo en regla con Hacienda. Te contamos algunos aspectos importantes para anular una factura emitida a través de una factura rectificativa.
- Se debe indicar claramente que se trata de una factura rectificativa.
- Tiene una numeración especial propia, al margen de la serie de numeración del resto de facturas. Puedes usar la numeración que quieras siempre y cuando sea una secuencia distinta a la de las facturas ordinarias. Normalmente se añade una “R”, “REC” o “FR” al principio del número.
- Se debe indicar el importe corregido. En este sentido, podemos hablar de facturas rectificativas negativas o positivas, según cómo sea este importe.
📹 Vídeo explicativo: Para no perder detalle de este tema, te recomendamos ver el siguiente vídeo de la Quipupedia sobre las facturas rectificativas con algunos ejemplos prácticos:
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Nota de crédito para anular facturas
Una nota de crédito (también conocida como factura de abono) es un documento para corregir facturas ordinarias ya emitidas. Este documento incluye los importes finales de la factura original con un signo negativo. De esta forma, se anulan todos los importes y la contabilidad se equilibra como si esa factura original nunca hubiera existido.
Se puede utilizar este documento para anular una factura emitida cuando el error se haya identificado rápidamente y siempre que el IVA no haya sido liquidado en la declaración del IVA trimestral.
❗️DATO CLAVE: Las notas de crédito son aceptadas por la AEAT pero actualmente su uso no es muy común en España. Lo más normalizado es emitir facturas rectificativas.
Aspectos importantes sobre las facturas rectificativas
Realizar una nota de crédito es fácil ya que los pasos a seguir son los mismos que se realizan con una factura ordinaria, aunque indicando que se trata de una nota de crédito. Sin embargo, hay que tener en cuenta algunos aspectos importantes:
- Una nota de crédito debe hacer referencia en su contenido a la factura original que se corrige.
- Su emisión implica automáticamente la anulación de la factura original.
- Debe numerarse como una factura más. Llevará el número siguiente al de la última factura emitida (aunque ésta no sea la factura a corregir)
- Sólo sirve para facturas emitidas recientemente (mismo trimestre), ya que no se pueden usar con facturas con el IVA ya liquidado. Es por eso que los profesionales de la contabilidad no las recomiendan.
- Es importante avisar al cliente de la emisión de las notas de crédito.
Entonces, ¿factura rectificativa o nota de crédito?
Llegados a este punto en el que ya sabes cómo anular una factura emitida a través de estos dos métodos, quizá te estés preguntando cuál de ellos utilizar según tu caso. Principalmente depende de cuándo se cometió el error, ya que cada documento tiene sus plazos. Sin embargo, también puedes elegir en función de tus objetivos.
Si quieres anular una factura emitida recientemente y todavía no se ha liquidado su IVA trimestral, podrás utilizar una nota de crédito. Este proceso es sencillo y te permitirá hacer como si esa factura errónea nunca hubiera existido. Pero como ya hemos comentado anteriormente, el uso de las notas de crédito es España es poco significativo y lo más habitual para estos casos es emitir también una factura rectificativa.
Si lo que quieres es anular una factura emitida cuyo IVA ya ha sido liquidado, entonces tendrás que recurrir a una factura rectificativa, que también será el método adecuado si en el caso de que quieras hacer una devolución o recuperar el IVA de una factura impagada.
